Selbstständig & Büro im Griff — der ehrliche Ratgeber

1) Rechnung richtig stellen

Eine Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten — fehlt etwas, kann sie beanstandet werden oder der Vorsteuerabzug deines Kunden kippt. Diese Angaben gehören (in CH/DE/AT ähnlich) drauf:

• Voller Name & Anschrift von dir und dem Kunden
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
• Klare Leistungsbeschreibung und Leistungszeitraum/-datum
• Betrag, Steuersatz und MwSt-Betrag — oder ein Kleinunternehmer-Hinweis (siehe unten)
• Deine MwSt-/Steuernummer (CH: UID, DE: USt-IdNr./Steuernr., AT: UID)
• Zahlungsziel und Bankverbindung (IBAN)

2) MwSt & Kleinunternehmer

Ob du MwSt ausweisen musst, hängt vom Land und deinem Umsatz ab. Die gängigen Sätze:

Kleinunternehmer/Befreiung: Unter bestimmten Umsatzgrenzen kannst du ohne MwSt fakturieren — dann gehört ein Hinweis auf die Rechnung (z. B. „Kein Ausweis von MwSt gemäß Kleinunternehmerregelung"). Die Grenzen und Regeln unterscheiden sich je Land und ändern sich gelegentlich — prüfe deinen konkreten Fall oder frag eine Fachperson.

3) Stundensatz berechnen

Der häufigste Anfängerfehler: zu billig anbieten. Dein Stundensatz muss nicht nur deinen Wunsch-Gewinn decken, sondern auch alle Kosten — und die Tatsache, dass nicht jede Stunde abrechenbar ist (Akquise, Buchhaltung, Pausen, Krankheit).

Beispiel: 60.000 Wunsch-Gewinn + 12.000 Kosten = 72.000. Bei ca. 5 abrechenbaren Stunden/Tag und ~225 Arbeitstagen ≈ 1.125 Stunden → ~64 pro Stunde (vor Steuern). Wer hier 40 verlangt, arbeitet faktisch unter Wert.

4) Steuer-Rücklage bilden

Die Steuer kommt sicher — wer nichts zurücklegt, hat später ein Loch. Leg von jeder Einnahme sofort einen Teil beiseite, am besten auf ein separates Konto.

• Grober Richtwert: 25–30 % jeder Einnahme zurücklegen (je nach Land, Gewinn & Steuersatz).
• Geschäftlich und privat strikt trennen (eigenes Konto/Karte) — spart Buchhaltungs-Chaos.
• Im Cockpit kannst du deinen Rücklage-Prozentsatz hinterlegen — die empfohlene Rücklage erscheint dann automatisch in der Umsatz-Übersicht.

5) Liquidität & Notgroschen

Cashflow ist König. Auch profitable Selbstständige geraten in Not, wenn Kunden spät zahlen.

• Notgroschen 3–6 Monatskosten aufbauen, bevor du investierst.
• Liquiditätspuffer für laufende Betriebskosten halten.
• Rechnungen sofort stellen, klare Fristen setzen, freundlich nachfassen.
• Offene Posten regelmäßig prüfen — im Cockpit siehst du auf einen Blick, was offen oder überfällig ist.

6) Mahnwesen & Verzug

Zahlt ein Kunde nicht, geh ruhig, aber konsequent vor:

1. Freundliche Zahlungserinnerung (höflich, „sicher übersehen").
2. 1. Mahnung mit klarer neuer Frist.
3. Danach Verzugszinsen & Mahnkosten; im Ernstfall rechtliche Schritte.

Spätestens ~30 Tage nach Fälligkeit tritt in der Regel Verzug ein. Verzugszinsen darfst du dann meist berechnen — Höhe je nach Land/Vertrag.

7) Belege & Kassenbuch

Ordnung spart bei der Steuer Zeit und Geld. Sammle Belege das ganze Jahr — nicht erst im April panisch suchen.

• Einnahmen & Ausgaben laufend erfassen (Kassenbuch), Saldo im Blick behalten.
• Belege fotografieren/scannen und kategorisieren.
• Am Jahresende sauber als CSV an die Steuerfachperson/ins Buchhaltungstool exportieren.

8) Skonto & Zahlungsfristen

Skonto (ein kleiner Rabatt für schnelle Zahlung) kann sich für beide Seiten lohnen: Du bekommst schneller Geld, dein Kunde spart ein paar Prozent. Aber rechne nach — ein hoher Skonto-Satz entspricht oft einem sehr hohen effektiven Jahreszins.

9) Absicherung & Vorsorge

• Nur versichern, was dich ruinieren würde (Existenzrisiken) — nicht jeden Kleinschaden.
• Altersvorsorge früh beginnen: regelmäßig, breit gestreut, langfristig (CH: u. a. Säule 3a; DE/AT: private/betriebliche Vorsorge, ETF-Sparplan). Früh + stetig schlägt jedes Timing.
• Wichtige Verträge, Passwörter & Zugänge sicher ablegen.

10) Alle Gratis-Tools auf einen Blick

Alles hier kannst du sofort kostenlos nutzen — offline, ohne Login, deine Daten bleiben auf deinem Gerät:

🧩 Business-Cockpit (App) 🧾 Rechnung schreiben MwSt Stundensatz Skonto Verzugszinsen Fälligkeit Prozent ✅ Checkliste 🧰 Alle Tools

Vertiefung — einzelne Themen

Zu diesen Themen gibt es eigene, ausführliche Ratgeber:

🧾 Rechnung als Kleinunternehmer ⏱️ Stundensatz für Freelancer 🧮 Was von der Steuer absetzen? ⚠️ Scheinselbstständigkeit vermeiden 🚀 Selbstständig anmelden 📄 Angebot schreiben 💻 Buchhaltungssoftware-Vergleich 📝 Rechnung Schritt für Schritt 🏦 Geschäftskonto-Vergleich 🏠 Homeoffice absetzen ↩️ Rechnung stornieren 🤝 Erste Kunden gewinnen 📋 Steuererklärung Selbstständige 🆓 Kostenloses Rechnungsprogramm ⚖️ lexoffice vs. sevdesk 🏦 Qonto vs. Kontist 🏪 Gewerbe anmelden — Kosten 🌍 Rechnung ins Ausland 🧾 Privatrechnung schreiben 🌐 Rechnung auf Englisch 📊 Kleinunternehmer-Grenze 2026 🩺 Krankenversicherung Selbstständige 📚 Buchhaltung für Anfänger 📒 Kassenbuch führen 🧮 Umsatzsteuervoranmeldung 🧾 Rechnung-Muster 🏦 Kostenloses Geschäftskonto 💡 Selbstständig machen: Ideen 🌙 Nebenberuflich selbstständig 📈 Businessplan erstellen 🧑‍💻 Freelancer-Plattformen

Häufige Fragen