Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung („pro forma" = der Form halber) ist ein vorläufiges Dokument, das wie eine Rechnung aufgebaut ist, aber keine Zahlungsaufforderung im rechtlichen Sinn darstellt. Sie dient dazu, dem Empfänger vorab zu zeigen, was eine spätere echte Rechnung enthalten wird — zum Beispiel Posten, Preise und Summen.
Typisch ist sie als verbindliche Vorab-Information: Der Kunde weiß, was auf ihn zukommt, bevor geliefert oder gezahlt wird. Eine Zahlung aufgrund einer Proforma-Rechnung löst noch keine Lieferung-/Leistungsabrechnung aus.
Wofür braucht man sie?
- Vorauskasse: Du möchtest erst Geld sehen, bevor du lieferst — die Proforma nennt den Betrag, ist aber keine endgültige Rechnung.
- Zoll & Export: Bei Auslandssendungen verlangt der Zoll oft eine Proforma-Rechnung, etwa für Muster oder kostenlose Sendungen ohne Verkaufswert.
- Angebot mit Verbindlichkeit: Als verbindliche Preisübersicht, bevor der Auftrag final bestätigt ist.
- Interne Abstimmung: Damit Einkauf oder Buchhaltung des Kunden den Vorgang vorab freigeben können.
Abgrenzung zur echten Rechnung
| Merkmal | Proforma-Rechnung | Echte Rechnung |
|---|---|---|
| Zweck | Vorläufige Info / Vorauskasse / Zoll | Endgültige Zahlungsaufforderung |
| Buchhaltung | Wird nicht als Umsatz gebucht | Wird als Umsatz/Forderung gebucht |
| Kennzeichnung | Klar mit „Proforma-Rechnung" | Mit „Rechnung" + Rechnungsnummer |
| Pflichtangaben | Frei, sollte aber sauber sein | Gesetzliche Pflichtangaben nötig |
Wichtig: Schreibe gut sichtbar „Proforma-Rechnung" auf das Dokument, damit es nicht mit einer echten Rechnung verwechselt wird.
Warum keine MwSt-Zahllast entsteht
Eine Proforma-Rechnung führt nicht zu einer Umsatzsteuer-/Mehrwertsteuer-Zahllast: Sie ist keine steuerlich wirksame Rechnung, löst keinen Vorsteuerabzug beim Empfänger aus und wird beim Aussteller nicht als Umsatz verbucht. Erst die echte Rechnung nach Lieferung oder Leistung ist steuerlich relevant.
Häufige Fragen
Ist eine Proforma-Rechnung rechtlich bindend?
Sie ist keine Zahlungsaufforderung im rechtlichen Sinn, kann aber als verbindliches Angebot oder Preiszusage verstanden werden. Verbindlich abgerechnet wird erst mit der echten Rechnung nach Lieferung oder Leistung.
Muss ich auf einer Proforma-Rechnung Mehrwertsteuer ausweisen?
Sie löst keine MwSt-Zahllast aus und führt nicht zum Vorsteuerabzug. Steuer sollte daher nur informativ und klar als unverbindlich gekennzeichnet erscheinen. Im Zweifel die Steuerberatung fragen.
Brauche ich für eine Proforma-Rechnung eine Rechnungsnummer?
Eine fortlaufende echte Rechnungsnummer ist nicht nötig, weil es keine steuerwirksame Rechnung ist. Eine eigene Referenznummer kann aber zur Zuordnung sinnvoll sein.
Wofür braucht der Zoll eine Proforma-Rechnung?
Bei Sendungen ohne Verkaufswert, etwa Mustern oder kostenlosen Lieferungen, dient sie dem Zoll zur Wertermittlung. Sie ersetzt keine Verkaufsrechnung, sondern dokumentiert den Warenwert.
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