1. Das Wichtigste: das ganze Jahr sammeln
90 % der Arbeit ist Ordnung halten. Lege ab Tag eins ab:
- Alle Ausgangsrechnungen (deine Einnahmen) — fortlaufend nummeriert.
- Alle Belege für Ausgaben (Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge).
- Kontoauszüge des Geschäftskontos — privat und geschäftlich trennen spart enorm Zeit.
2. Wie der Gewinn ermittelt wird
Die meisten kleinen Selbstständigen rechnen einfach: Einnahmen − Ausgaben = Gewinn. In Deutschland heißt das Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), in der Schweiz und Österreich gibt es vergleichbare einfache Aufstellungen für kleine Betriebe.
Auf diesen Gewinn zahlst du dann Einkommensteuer — nicht auf den gesamten Umsatz.
3. Was du absetzen kannst (Betriebsausgaben)
Alles, was beruflich veranlasst ist, mindert den Gewinn. Typisch:
- Arbeitsmaterial, Werkzeuge, Software, Lizenzen
- Büro- bzw. anteilige Homeoffice-Kosten (Details zum Homeoffice)
- Fahrt-/Reisekosten, Fachliteratur, Weiterbildung
- Telefon/Internet (geschäftlicher Anteil), Versicherungen, Beiträge
- Honorare an Dritte, Bankgebühren des Geschäftskontos
4. Mehrwertsteuer / Umsatzsteuer
Bist du nicht Kleinunternehmer, kommt die MwSt-/USt-Abrechnung dazu: vereinnahmte MwSt minus gezahlte Vorsteuer ergibt die Zahllast. Als Kleinunternehmer (unter der Umsatzgrenze) weist du keine MwSt aus — dafür gibt es auch keinen Vorsteuerabzug.
5. Fristen im Blick behalten
Die genauen Termine unterscheiden sich je Land (und ob du eine Fachperson beauftragst, die meist Fristverlängerung hat). Faustregel: früh anfangen, nicht erst kurz vor der Frist. Wer eine Steuerberatung nutzt, hat in der Regel deutlich mehr Zeit.
Häufige Fragen
Brauche ich für die Steuererklärung eine Steuerberatung?
Pflicht ist sie nicht, aber sie spart oft Zeit, Geld und Nerven — besonders im ersten Jahr. Wer ordentlich sammelt, kann eine einfache EÜR auch selbst machen.
Zahle ich Steuern auf den Umsatz oder den Gewinn?
Auf den Gewinn (Einnahmen minus Betriebsausgaben), nicht auf den gesamten Umsatz. Deshalb lohnt es sich, alle Belege zu sammeln.
Was, wenn ich einen Beleg verloren habe?
Versuche, einen Ersatzbeleg zu bekommen (z. B. Rechnung erneut anfordern). Lückenlose Belege erleichtern eine spätere Prüfung — im Zweifel Fachperson fragen.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Steuererklärung machen?
Ja, der Gewinn aus der Selbstständigkeit wird auch als Kleinunternehmer in der Einkommensteuererklärung angegeben — nur die MwSt entfällt.
Mehr: Homeoffice absetzen · Ratgeber für Selbstständige · Alle Tools