Was ist eine Dauerrechnung?
Eine Dauerrechnung (auch Dauer- oder wiederkehrende Rechnung) ist eine einmalige Rechnung, die einen gleichbleibenden Betrag über einen längeren Zeitraum abdeckt. Statt monatlich eine neue Rechnung zu stellen, schreibst du sie einmal — sie gilt dann zum Beispiel für ein Jahr oder bis auf Widerruf.
Typische Fälle: Miete und Pacht, Abonnements, Wartungs- und Serviceverträge, Lizenzgebühren oder feste monatliche Betreuungspauschalen. Wichtig ist, dass Leistung und Betrag jeden Zeitraum gleich sind.
Was auf eine Dauerrechnung muss
Auch eine Dauerrechnung braucht die üblichen Pflichtangaben einer Rechnung — plus ein paar Besonderheiten für den wiederkehrenden Charakter:
- Vollständige Daten von Aussteller und Empfänger (Name, Anschrift).
- Steuernummer / USt-IdNr. des Ausstellers.
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer.
- Leistungsbeschreibung (z. B. „Monatsmiete Büro, Erdgeschoss").
- Zeitraum / Turnus: z. B. „monatlich vom 01.01. bis 31.12.2026" oder „bis auf Widerruf".
- Betrag je Zeitraum netto, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag.
- Fälligkeit / Zahlungsweise (z. B. „jeweils zum 3. Werktag des Monats per Lastschrift").
Mehrwertsteuer & Buchung
Der Steuerbetrag wird auf der Dauerrechnung pro Zeitraum ausgewiesen (z. B. pro Monat), nicht als Jahressumme — sonst stimmt der Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht. Jede tatsächliche Zahlung wird dann dem jeweiligen Zeitraum zugeordnet.
Häufige Fragen
Wann lohnt sich eine Dauerrechnung?
Immer dann, wenn Leistung und Betrag über einen Zeitraum gleich bleiben, etwa bei Miete, Abo oder Wartung. Du sparst dir die monatliche Rechnung und stellst sie einmal für den gesamten Zeitraum aus.
Brauche ich für jeden Monat eine eigene Rechnungsnummer?
Nein. Die Dauerrechnung trägt eine Rechnungsnummer und gilt für den genannten Zeitraum. Erst wenn sich Betrag oder Steuersatz ändern, stellst du eine neue Dauerrechnung mit neuer Nummer aus.
Muss die Mehrwertsteuer pro Monat oder als Jahressumme stehen?
Sinnvoll ist der Steuerbetrag pro Zeitraum, also zum Beispiel pro Monat. So kann der Empfänger den Vorsteuerabzug korrekt dem jeweiligen Zeitraum zuordnen.
Was passiert bei einer Preiserhöhung?
Bei einer Änderung von Betrag oder Steuersatz endet die alte Dauerrechnung zum Stichtag und du stellst eine neue aus. Beide Dokumente solltest du für die Aufbewahrungsfristen behalten.
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