Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung (oft auch Teilrechnung oder Akontorechnung genannt) rechnet einen Teil eines noch laufenden Auftrags ab. Statt erst am Ende eine große Rechnung zu stellen, kassierst du in Etappen — passend zum Baufortschritt oder zu erreichten Projektphasen.
Wann ist sie sinnvoll?
- Lange Projekte: Bau, Renovierung, Software-Entwicklung, Beratung über Monate.
- Hoher Materialeinsatz: Du gehst in Vorleistung und willst nicht alles vorfinanzieren.
- Liquidität: Regelmäßige Zahlungen halten deinen Cashflow stabil.
- Risiko verteilen: Du bekommst Geld für bereits Geleistetes, falls der Auftrag stockt.
Wichtig: Vereinbare Abschlagszahlungen am besten vorab im Angebot oder Vertrag, damit es später keine Diskussion gibt.
Was in eine Abschlagsrechnung gehört
Eine Abschlagsrechnung enthält die üblichen Pflichtangaben einer Rechnung (Absender, Empfänger, Datum, Rechnungsnummer, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Leistungsbeschreibung, Steuersatz und MwSt). Zusätzlich solltest du sie eindeutig als Abschlag kennzeichnen:
- Klare Bezeichnung „Abschlagsrechnung" oder „Teilrechnung".
- Bezug zum Auftrag/Projekt und welche Leistung bisher erbracht wurde.
- Den abgerechneten Teilbetrag mit ausgewiesener MwSt.
Schlussrechnung: alles zusammenführen
Am Ende des Auftrags erstellst du die Schlussrechnung. Sie listet die gesamte Leistung mit dem Gesamtbetrag auf und zieht die bereits gestellten Abschläge wieder ab — so zahlt der Kunde am Ende nur die Differenz.
| Position | Betrag (netto) |
|---|---|
| Gesamtleistung | 10.000,00 |
| 1. Abschlag (bereits berechnet) | −4.000,00 |
| 2. Abschlag (bereits berechnet) | −3.000,00 |
| Restbetrag in der Schlussrechnung | 3.000,00 |
MwSt richtig behandeln
Auch auf Abschlagsrechnungen weist du die Umsatzsteuer aus — sie wird in der Regel mit der Abschlagszahlung fällig. In der Schlussrechnung müssen die bereits gezahlten Abschläge samt der darauf entfallenden MwSt sauber abgezogen werden, damit die Steuer nicht doppelt anfällt.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Abschlags- und Teilrechnung?
Die Begriffe werden meist synonym verwendet. Beide rechnen einen Teil eines noch laufenden Auftrags ab. Manche unterscheiden: Teilrechnung für eine abgeschlossene Teilleistung, Abschlag für eine vereinbarte Zwischenzahlung.
Brauche ich immer eine Schlussrechnung?
Ja. Wenn du Abschläge gestellt hast, fasst die Schlussrechnung am Ende die Gesamtleistung zusammen und zieht die bereits berechneten Abschläge ab, damit nichts doppelt abgerechnet wird.
Muss ich auf der Abschlagsrechnung MwSt ausweisen?
In der Regel ja, sofern du umsatzsteuerpflichtig bist. Die Umsatzsteuer wird üblicherweise mit der Abschlagszahlung fällig. Den Einzelfall mit der Steuerberatung klären.
Wie kennzeichne ich eine Abschlagsrechnung?
Bezeichne sie eindeutig als «Abschlagsrechnung» oder «Teilrechnung», nimm Bezug auf den Auftrag und beschreibe, welche Leistung bisher erbracht wurde.
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