Was zählt als Reisekosten?
Reisekosten sind die Ausgaben für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit — also wenn du außerhalb deines Betriebs/Büros geschäftlich unterwegs bist. Sie teilen sich grob in vier Bereiche:
- Fahrtkosten — Auto, Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen.
- Verpflegungsmehraufwand — über Pauschalen, nicht über einzelne Restaurant-Quittungen.
- Übernachtung — Hotel/Unterkunft gegen Beleg.
- Reisenebenkosten — Parken, Maut, Gepäck, geschäftliche Telefonate.
Fahrtkosten: pauschal oder echt
Beim eigenen Pkw kannst du in vielen Fällen eine Kilometerpauschale ansetzen statt jeden Tankbeleg zu sammeln. Alternativ rechnest du die tatsächlichen Kosten ab (anteilig, wenn das Auto auch privat genutzt wird). Bei Bahn/Flug zählt schlicht der gezahlte Preis laut Ticket.
Verpflegungspauschale
Statt einzelner Essensbelege gibt es feste Pauschalen pro Tag, gestaffelt nach Abwesenheitsdauer (z. B. ein Satz für volle Tage, ein kleinerer für An- und Abreisetage ab einer Mindestdauer). Das Prinzip ist überall ähnlich, die Beträge unterscheiden sich nach Land und Reiseziel.
| Abwesenheit | Prinzip |
|---|---|
| Eintägig, kurz | oft kein oder nur reduzierter Anspruch |
| Eintägig, lang | reduzierte Tagespauschale |
| Voller Reisetag | volle Tagespauschale |
| An-/Abreisetag (mehrtägig) | reduzierte Pauschale |
Wichtig: Die Pauschale deckt den Mehraufwand ab — du sammelst dafür keine Restaurant-Quittungen, sondern dokumentierst nur Reisedauer und -zweck.
Welche Belege du brauchst
- Tickets/Rechnungen für Bahn, Flug, Mietwagen, Hotel.
- Fahrtenaufzeichnung (Datum, Strecke, Kilometer, Zweck) bei Pkw-Nutzung.
- Reisezweck kurz notieren (Kunde, Termin, Messe) — das macht die betriebliche Veranlassung nachvollziehbar.
- Nebenkosten-Belege (Parken, Maut) zur Reise heften.
Was nicht absetzbar ist
- Rein private Reiseanteile — bei gemischten Reisen wird aufgeteilt.
- Bewirtung wird oft anders behandelt als die eigene Verpflegungspauschale — nicht vermischen.
- Begleitpersonen ohne betrieblichen Grund (z. B. Familie) zählen nicht mit.
Häufige Fragen
Muss ich für die Verpflegung Belege sammeln?
Nein. Der Verpflegungsmehraufwand läuft über Tagespauschalen — du brauchst dafür keine Restaurant-Quittungen, sondern nur einen Nachweis über Dauer und Zweck der Reise.
Kann ich Fahrtkosten pauschal abrechnen?
Beim eigenen Pkw geht das in vielen Fällen über eine Kilometerpauschale. Alternativ rechnest du die tatsächlichen, anteiligen Kosten ab. Der genaue Satz hängt vom Land ab und sollte vorher geprüft werden.
Was ist mit gemischten Reisen (privat und geschäftlich)?
Dann wird aufgeteilt: Nur der beruflich veranlasste Anteil ist absetzbar. Der private Teil zählt nicht. Bei größeren Beträgen lohnt sich Rücksprache mit der Steuerberatung.
Wie lange muss ich Reisekostenbelege aufbewahren?
Je nach Land mehrere Jahre, in Deutschland und Österreich häufig bis zu 10 Jahre. Die genaue Frist bei der Steuerberatung erfragen.
Mehr: Steuererklärung für Selbstständige · Buchhaltung für Anfänger · Business-Cockpit